Frama AG: unterbruchsfreie Migration und Integration einer Backup-Lösung für die Microsoft 365 Daten

Die Frama AG betrieb ihren Exchange Server lokal bei einem anderen Anbieter. Ein Ziel war es, Exchange in die Microsoft Cloud Lösung zu migrieren. Zudem sollte das Kollaborationsbedürfnis, welches durch steigende Anforderungen an mobiles, schnelles und produktives Handeln verstärkt wurde, mit dem hohen Bedarf an Sicherheit und zentralem IT-Management vereinbart werden.

Herausforderung / Bedürfnis: unterbruchsfreie Migration und Integration einer Backup-Lösung für die Microsoft 365 Daten
Der Weg vom lokal betriebenen Exchange Server zu Microsoft 365 ist gross. Deshalb galt es, sich im Vorfeld wichtige Überlegungen zur Migration zu machen.

• Die Wahl des passenden Microsoft 365 Plans musste getroffen werden.
• Sicherheitsanforderungen müssen berücksichtigt werden. Ziel war, die geschäftskritischen Daten des Unternehmens über den, von Exchange Online gewährten Schutz zu sichern.
• Microsoft hat zwar verschiedene Compliance-Funktionen in Microsoft 365 implementiert, doch stehen mehrere wichtige Funktionen, wie die garantierte Datenbeibehaltung in Microsoft 365 nicht zur Verfügung. Dies gilt es zu ändern, um die vollständige Compliance zu gewährleisten.
• Die Migration vom alten System zum neuen musste gut vorbereitet sein, damit die wichtigen Schnittstellen mit beispielsweise SAP und weiteren Branchensoftwares reibungslos weiter funktionieren.
• Exchange-Fehlkonfigurationsprobleme mussten beseitigt werden.
• Daten im Exchange Server, die nicht mehr benötigt werden, wurden noch vor der Migration aus Exchange archiviert.
• Bei der effektiven Umstellung sollen die Benutzer auf ihren Clients nicht von Arbeitsunterbrechungen betroffen sein.

Die Lösung
Der Exchange-Server on premise sollte neu in der Microsoft Cloud-Umgebung betrieben und die Arbeitsplätze mit Microsoft 365 mitsamt seinen modernen Collaboration Tools wie beispielsweise Teams und Yammer ausgerüstet werden. Als Schutz vor versehentlichem Löschen, vor Viren oder Malware, vor Hackern oder vor Ransomware-Angriffen sollten die geschäftskritischen Daten der Frama AG mit einer zusätzlichen Microsoft 365 Backup Lösung gesichert werden.

Als global agierendes Unternehmen liefern wir hochwertige Kommunikationslösungen. Um die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe weiter zu optimieren, war der Wechsel zu Microsoft 365 ein zentraler Meilenstein.

Bruno Stalder, Head of IT, Frama AG

Schritt 1: Ausgangslage analysieren
Ziel dieser Phase war es, sich einen ersten Überblick über das gesamte Potenzial zu verschaffen. Nur diejenigen Daten sollten migriert werden, die wirklich nützlich sind und nach wie vor aktiv genutzt werden. Dieser Schritt war enorm wichtig, weil dadurch Zeit und Geld für den Transfer nutzloser Inhalte gespart werden konnte. Die Analyse der Ausgangslage und des Potenzials bildeten die Grundlage für die Wahl des passenden Microsoft 365 Plans..

Schritt 2: Strategische Planung
Als alle bestehenden Inhalte inventarisiert waren und klar wurde, was zu migrieren ist, stand die Projektplanung an. Während dieser Phase wurde basierend auf den in der Phase 1 gesammelten Informationen die Zukunft der Frama AG in der Cloud geplant.
Gleichzeitig wurde, unabhängig von der gewählten Option, ein internes Migrationsteam aufgestellt, das während des gesamten Projekts Unterstützung leistete.

Schritt 3: Pilotmigration
In dieser Phase des Projektes wurden zunächst alle Daten der vergangenen 30 Tage migriert. Nach Überprüfung der Resultate wurden basierend auf dem Output der Pilotmigration Anpassungen vorgenommen. Gleichzeitig testete das Migrationsteam in der Pilotphase Berechtigungen und Zugriffsmöglichkeiten. ITpoint setzte dafür den professionellen MigrationWiz von BitTitan ein.

Schritt 4: Microsoft 365 Backup vorbereiten
Weil Microsoft die Daten ihrer Kunden lediglich 30 Tage lang sichert und nur in diesem Zeitraum Daten wiederhergestellt werden können, entschied sich die Frama AG für ein zusätzliches Backup ihrer Microsoft 365 Daten und schützt sich damit gegen Verluste und Sicherheitsbedrohungen.

Schritt 5: Migration
Nach erfolgreicher Durchführung der Pilotphase fand die Migration des kompletten Exchange Server an einem Wochenende statt. Auch während der Migration konnten die Benutzer auf Wunsch noch immer mit dem alten Postfach auf on premise arbeiten, sodass keine Unterbrechungen notwendig waren.

Unkompliziert und immer für uns da. Wir haben mit ITpoint den Wechsel in die Microsoft Cloud gut überstanden. Zudem ist der Managed Backup Service für uns eine grosse Eleichterung.

Bruno Stalder, Head of IT, Frama AG

Nachdem die Migrationsphase der Exchange Daten erfolgreich durchgeführt wurde, wurde der Microsoft Cloud Tenant der Frama AG ins «Veeam Backup für Microsoft Microsoft 365» der ITpoint verbunden. Dieser Backup-Server (virtueller Windows 2016) steht in einem komplett separaten, extra dafür aufgebauten Umfeld. Als Datenablage der Backups, welches dem Frama Tenant zugewiesen wurde, ist eine NetApp LUN (Logical Unit Number) definiert.

Schritt 6: Microsoft 365 Backup testen
Auch bei der Backup-Lösung war es Teil des Projektes, einen Test durchzuführen. Dafür wurde zunächst ein Folder aus einer bestimmten Mailbox komplett durch einen Mitarbeitenden der Frama AG gelöscht. Das Löschdatum wurde der ITpoint bekanntgegeben. Ziele des ersten Restore-Versuchs waren ein Restore am ursprünglichen Ort der Daten und ein Restore in einem neuen Ordner. Beide Restores konnten in kürzester Zeit zur vollen Zufriedenheit der Frama AG durchgeführt werden.