Managed IT Services / Cloud

SANITIZED AG: Saubere Migration zur Collaboration mit Microsoft 365

Wenn Erich Jau über das Projekt «Exchange Online / Office 365» spricht, klingt diese Migration leicht wie ein Kinderspiel. Voraussetzung war die sorgfältige Vorbereitung und Umsetzung mit Unterstützung von ITpoint. Der Bonus: Die nützlichen Collaboration Tools von Microsoft.

Fokus, Kosten und Redundanz als Hauptantriebe für ein Outsourcing

Wer sich auch nach über 130 Jahren als Zulieferer für die Textilindustrie weltweit an der Spitze halten möchte, muss hohe Qualität zu marktgerechten Preisen abliefern. Das gilt auch für die IT.

Ausgangslage
Das Schweizer KMU SANITIZED AG ist das weltweit führende Unternehmen für Hygienefunktion und Materialschutz bei Textilien und Kunststoffen. Seit 1935 leistet SANITIZED AG Pionierarbeit, entwickelt innovative, wirksame und sichere Technologien für antimikrobielle Ausrüstung. Am Hauptsitz in Burgdorf sind rund 50 Mitarbeitende tätig, dazu kommen Repräsentanten in den Schwestergesellschaften in den USA, in China und Indien.

Standardhilfsmittel wie Mail- und Office-Anwendungen müssen in einem solch hoch spezialisierten Betrieb einfach funktionieren, ohne viel Aufmerksamkeit und Geld für Lizenzen zu binden. Oft haben Unternehmen deshalb bisher auch nicht stets jede neue Version der Microsoft Office Suite und Exchange Server gekauft, sofern die ‘alte’ Software-Generation die Anforderungen noch klaglos erfüllte. So auch SANITIZED AG, die Microsoft Office 2010 bis 2019 genutzt hat. Nun musste diese alte Software aber abgelöst werden, nicht zuletzt aus Sicherheitsgründen.

Die Herausforderung: unterbruchfreie und effiziente Migration
Der Sprung vom lokal betriebenen Exchange Server und Office 2010 zur aktuellen Office 365 Suite ist gross, bietet aber auch viele Chancen.

Historischer «Wildwuchs» bei den Usern und Postfächern gilt es zu bereinigen, denn damit können Lizenzkosten gespart werden
Der Exchange Server soll neu in der Microsoft Cloud gehostet werden und die Mitarbeitenden sollen die modernen Collaboration Tools nutzen können, ohne Risiko, dass geschäftskritische Daten dezentral in der Cloud gespeichert und neue Office 365 Tools unkoordiniert eingesetzt werden können
Zudem muss die Transition vom alten System zum neuen gut vorbereitet sein, damit die wichtigen Schnittstellen in die Umsysteme wie CRM, ERP u.a. reibungslos weiter funktionieren.
Bei der effektiven Umstellung sollen die Benutzer auf ihren Clients nur von kürzest möglichem Arbeitsunterbruch betroffen sein

Alles in allem trotz Standardsoftware also ein anspruchsvolles Software-Migrationsprojekt, das Erich Jau, der IT-Verantwortliche von SANITIZED AG, nicht alleine neben all seinen anderen Aufgaben stemmen wollte.

Die Lösung
Das Ziel war klar: Der Exchange-Server soll neu in der Microsoft Cloud-Umgebung betrieben und die Arbeitsplätze mit Office 365 Pro Plus mitsamt seinen modernen Collaboration Tools wie z.B. «Teams» ausgerüstet werden. Doch wie schafft man diese Transition ohne Arbeitsunterbruch und ohne die zentrale Kontrolle über die IT aus der Hand zu geben? Erich Jau zog dafür den langjährigen IT-Partner ITpoint Systems AG bei. Das Berner Team von ITpoint unterstützt SANITIZED AG im IT-Bereich seit vielen Jahren und kennt die IT-Umgebung und all ihre Schnittstellen in die Umsysteme bestens.

Schritt 1: Die Vorbereitung
Für diese Exchange/Office 365 Migration ergänzte eine Office 365 Spezialistin vom ITpoint-Hauptsitz in Rotkreuz das Berner Projektteam. Als erstes galt es, die IST-Situation zu analysieren, ein Migrationskonzept zu erstellen und Hilfsmittel für die fehlerfreie, möglichst automatisierte Umstellung zu konfigurieren. Erich Jau und ITpoint durchleuchteten gemeinsam die aktuelle Situation und definierten die Ziele, die Details und das Vorgehen der Transition minutiös:

Welche Benutzer-Postfächer braucht es noch? Welche unpersönlichen «Sammelpostfächer» können lizenztechnisch eliminiert und als Gratis-Postfach weitergeführt werden?
Add-Ins in ERP-/CRM-System und andere Umsysteme wie Printer und Scan-to-Mail
Zu migrierende Office-Vorlagen für Briefe, Protokolle, Präsentationen etc.
Wo sind die Geschäftsdaten gespeichert und wie greifen die dezentralen Mitarbeitenden darauf zu?
Welche Tools aus dem breiten Office 365 Angebot sollen von Beginn an für alle Mitarbeitenden freigeschaltet werden? Mit welchen Richtlinien für die Benutzung?

Schritt 2: Die Exchange Migration
Mit diesem klaren Plan in der Hand ging es ans Werk. In einem ersten Schritt hat ITpoint Microsoft Exchange vom lokalen Server bei SANITIZED AG in die Microsoft Cloud verschoben, ebenfalls alle Daten, die älter als 30 Tage waren. Ohne Störung des Betriebs natürlich! ITpoint setzte dafür den professionellen MigrationWiz von BitTitan ein.

Danach erfolgte der grosse Schnitt: Cutover an einem Freitagabend, «Outlook-Pflichtfeierabend» für alle Mitarbeitende. ITpoints System Engineer synchronisierte die restlichen jüngeren Daten vom Exchange on premise auf das Exchange Online und kippte den Schalter. Ab sofort liefen alle Mails über Exchange Online. Soweit, so gut. Für das Anpassen der Postfach-Verbindung auf den lokalen Arbeitsplätzen hatte ITpoint ein Exchange-Konfigurationsfile für BitTitan Deployment Pro vorbereitet. Die Benutzer mussten beim erstmaligen Starten von Outlook bloss ihre Mailadresse und ihr bestehendes Passwort eingeben – fertig.

Schritt 3: Upgrade auf Office 365, Einführung von Microsoft Teams
Nun erhielten erste ausgewählte Testbenutzer von SANITIZED AG das Upgrade auf Office 365 Pro Plus. Ihre Rückmeldungen gaben Aufschluss, welche Anpassungen bei kritischen Punkten wie z.B. Schnittstellen in die Umsysteme, Dateiablage- und Printer-Verbindungen u.a. vorzunehmen waren. Mit diesen Informationen erstellte ITpoint das Upgrade-Konfigurationsfile für Office 365. Mit diesem Hilfsmittel sank die Zeit, die Erich Jau für die Installation pro Client investieren musste, auf nur ungefähr 15 Minuten. Das Upgrade der Clients erledigte er an einem Wochenende selber, alleine. «Bei den meisten Clients lief das wirklich hoch automatisiert. Natürlich gab es den einen oder anderen Client mit ‘vermurkster’ Ausgangslage, bei dem ich zuerst manuell noch aufräumen musste. Aber diese Chance zu Bereinigungen habe ich gerne genutzt.» kommentiert Erich Jau trocken. Die internationalen Mitarbeitenden erhielten das Upgrade anlässlich eines längst geplanten Sales-Meetings in der Zentrale Burgdorf.

Entscheid für Cloud-basierte Infrastruktur as a Service

Die Vorteile
Gerade die Zusammenarbeit mit den internationalen Mitarbeitenden ist mit «Microsoft Teams» wesentlich einfacher geworden. Sie nutzen die Collaboration-Funktionen für Besprechungen und Videokonferenzen mit Screen Sharing, Chat, Aufzeichnung oder auch die Diskussionskanäle gerne und oft. SANITIZED AG ist nach wie vor international vor Ort, hinsichtlich interner Zusammenarbeit aber mit Microsoft Teams näher zusammengerückt.

Für den IT-Leiter Erich Jau ist besonders wichtig, dass er über die Office 365 Administration die zentrale Kontrolle über die eingesetzten Tools behalten und den Usern klare Richtlinien vorgeben kann, wie die Anwendungen im Unternehmen zu nutzen sind. Dass alle Inhalte in Microsoft Teams automatisch nach hohen Standards verschlüsselt und gesichert sind, schätzt er ebenfalls sehr. Verständlich für das international tätige Unternehmen, das Regulationen der Gesundheitsbranche erfüllen muss. Erich Jau nennt weitere Vorteile der Lösung Office 365 / Exchange Online:

Um den Betrieb und die Wartung des Exchange-Servers kümmert sich Microsoft – eine Entlastung für SANITIZED AG
SANITIZED AG behält die Tool-Strategie im Griff. Die zentrale Office-Administration erlaubt das gezielte Freischalten einzelner Applikationen wie z.B. der Planner für einzelne Personen – volle Kontrolle, wer welche Werkzeuge nutzen darf.
SANITIZED AG behält die Daten und Dokumente auf den eigenen Speichersystemen. Ein wichtiger Punkt, denn die geheimen Rezepturen und Produktionsverfahren der weltweit führenden Marke SANITIZED AG dürfen nicht in fremde Hände gelangen. Die internationalen Mitarbeitenden greifen nach wie vor über Citrix auf die in Burgdorf gespeicherten Daten zu. Sharepoint und OneDrive sind zurzeit noch nicht freigeschaltet: «Bei unseren geschäftskritischen Daten wollen wir genau wissen und selber bestimmen können, wo sie sind. Die Speicherung in einer sicheren Schweizer Cloud kann ein Thema werden, aber wir werden Schritt für Schritt prüfen und entscheiden, was Sinn macht.»
Mit Office 365 bleiben die Office-Anwendungen immer auf dem neusten Stand und die Kosten planbar. Die modernen Collaboration Tools sind in der gleichen Nutzungsgebühr inbegriffen, es fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten für Videokonferenz-, Screenshare- oder Chatsysteme an.

Erich Jau bezeichnet dieses Office 365 Projekt als rundum gelungen:

«ITpoint hat diese Migration sehr gut vorbereitet und deshalb ist die Umstellung sehr gut verlaufen. Ich weiss, dass das nicht selbstverständlich ist, ich habe in der IT schon manches anderes erlebt. Auf das ITpoint-Team hingegen kann ich mich immer verlassen – seit Jahrzehnten schon.»
Erich Jau, IT-Verantwortlicher SANITIZED AG

Über SANITIZED AG
SANITIZED AG ist das weltweit führende Schweizer Unternehmen für Hygienefunktion und Materialschutz bei Textilien und Kunststoffen sowie für Farbkonservierungen. Seit über 80 Jahren leistet das Unternehmen Pionierarbeit, entwickelt innovative, wirksame und sichere Technologien für antimikrobielle Ausrüstungen.