SAP S/4HANA: auf was Sie beim Umstieg auf SAP S/4HANA besonders achten sollten

Der Wechsel ist allerdings kein Kinderspiel. Die Dauer der Migration variiert stark, ist technisch anspruchsvoll, vielschichtig und muss aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Damit die Migration einwandfrei läuft, müssen unterschiedliche Aspekte beachtet werden.

Wir fassen für Sie die wichtigsten Aspekte zusammen:

High-Level-Analyse durchführen

Analysieren Sie mit dem SAP-Beratungspartner Ihrer Wahl zunächst sorgfältig die Ausgangslage und bilden Sie Chancen und Risiken ab. Die Beantwortung folgender Fragen wird Ihnen bei diesem Schritt helfen:

• Wie stark sollen die bestehenden Geschäftsprozesse angepasst / digitalisiert werden?
• Auf welche bisherigen Prozesse kann Ihr Unternehmen ohne Einschränkungen verzichten?
• Welche Geschäftsprozesse sollen neu aufgesetzt werden?
• Auf welche SAP-Architektur soll Ihr Unternehmen setzen?
• Welche System-Dimensionierung verlangt Ihre Ausgangslage?
• Welche Verfügbarkeits- & DR-Mechanismen erfüllen Ihre Anforderungen?
• Wie gross ist der Nutzen im Verhältnis zum Aufwand bei einer Transformation auf SAP S/4HANA?

Mit der Beantwortung dieser Fragen verhindern Sie, dass später im Prozess komplexe Korrekturen nötig werden.

Reserven planen

Als Unternehmen, welches bereits mit starken SAP S/4HANA Partnern einige Kundinnen und Kunden bei der Migration auf SAP S/4HANA begleitet hat, raten wir Ihnen, bei der Zeit- und Budgetplanung besonders präzise zu sein und gleichzeitig genügend zusätzliche Reserven einzuplanen. Starten Sie früh genug mit Ihrem Projekt, da beispielsweise das Abstimmen Ihrer Zeitplanung auf die einzelnen Benutzer ein anspruchsvolles und zeitintensives Unterfangen darstellt.

Mitarbeitenden vorbereiten

Damit die Mitarbeitenden in der Migrationsphase zum Anpacken motiviert werden, ist es besonders wichtig, sie entsprechend auf die Veränderungen vorzubereiten und auf Wunsch mitwirken zu lassen.

Gerade beim Wechsel zu SAP S/4HANA geht es um eine technisch anspruchsvolle Veränderung mit einem hohen organisatorischen Aufwand, der nicht zu unterschätzen ist. Wir empfehlen daher, von Anfang an auch die Ressourcen für die Schulung der Mitarbeitenden in Ihr Projekt einzukalkulieren. Dabei raten wir zu regelmässigem Austausch mit Ihren Mitarbeitenden, in welchem die Vorteile, aber auch Herausforderungen dieser Veränderung transparent dargelegt werden. Schätzen Sie voraus, welche Auswirkungen Ihr neues SAP-System auf Ihre Mitarbeitenden haben wird und sorgen Sie dafür, dass alle Benutzer Zugriff auf die für sie nötigten Informationen erhalten.

Binden Sie zudem alle Benutzer in der Testphase laufend ein und fordern Sie Feedback ein. Die neue Benutzerfläche SAP FIORI gehört zu den grössten Neuerungen, die den Anwender bei SAP S/4HANA gegenüberstehen. SAP FIORI kann im bestehenden System eingesetzt werden, wodurch sich Ihre Mitarbeitenden schon im Vorfeld mit der neuen Bedienung vertraut machen können. So lernen sie nicht nur rechtzeitig mit dem System umzugehen, sondern geniessen die Tatsache, am Projekt mitwirken zu können. Dadurch wird die Motivation Ihrer Mitarbeitenden erhöht, was letztlich dafür sorgt, dass auch das neue System besser angenommen wird. 

Rat von Experten einholen

Wenn die SAP S/4HANA-Umgebung von Ihrem Partner gehostet oder vollständig von ihm betrieben werden soll, sind Kriterien der Zusammenarbeit zu definieren, die für Sie wichtig sind. Gleichen Sie diese mit den Fähigkeiten Ihres bevorzugten IT-Partners ab. Versuchen Sie dabei auch künftige Anforderungen zu antizipieren. Achten Sie dabei besonders auf folgende Aspekte:

• Architektur und Mechanismen hinsichtlich Verfügbarkeit und Disaster Recovery.
  Klären Sie ab, wie gut die Anpassungsfähigkeit der Partner-Umgebung an Ihre wechselnden Anforderungen ist. Fragen Sie sich, wo Ihre Daten liegen, wie diese Daten bei Verlusten und Sicherheitsbedrohungen geschützt sind und wie schnell eine Wiederherstellung möglich ist. Datenverluste sind heute keine Option mehr und der maximale Schutz Ihrer Daten ist essentiell.
• Vorhandene Ressourcen & Support
  Verfügt Ihr Partner über die nötigen Mittel für eine ressourcenschonende Einführung? Ein strategisch gut auf SAP S/4HANA vorbereiteter Partner sorgt auch mit knappen Ressourcen für eine reibungslose Migration. Sei es hinsichtlich Beratung während des ganzen Prozesses oder hinsichtlich kompetenter Unterstützung und Problemlösung seitens Support; sorgen Sie dafür, dass das Service-Level Ihres IT-Partners individuell auf Ihre Anforderungen, Ihre Prozesse und Ihre Ressourcen abgestimmt ist.
• Gemeinsame Ziele und Vorstellungen
  Diskutieren Sie bei der Wahl Ihres IT-Partners neben den Grundvoraussetzungen auch gemeinsame Zukunftsaussichten. Insbesondere die Umsetzung von gesteckten Zielen und eine klare Rollenverteilung sollte dabei im Vordergrund stehen. Damit vermeiden Sie, dass sich erst während der Zusammenarbeit eine unterschiedliche Zielsetzung herauskristallisiert.

Der passende Migrationsansatz

Klären Sie in einem weiteren Schritt, inwieweit Ihre Geschäftsprozesses angepasst werden sollen. Mit der Beantwortung dieser Fragen ergibt sich der ideale Migrationsansatz für Ihr Unternehmen. Folgende Szenarien sind möglich:

• Brownfield-Ansatz:
  Beim Brownfield-Ansatz handelt es sich um eine Systemkonvertierung. Das bedeutet, dass ein Unternehmen schrittweise mit seinen Daten von einem System ins nächste System wechselt. Die bisherige SAP-Landschaft bleibt grösstenteils bestehen, kann aber von den Vorteilen der neuen Software profitieren und laufend mit neuen Funktionen ergänzt werden. Diese Art der Migration ist eher für Unternehmen geeignet, die ihre Prozesse nicht grundlegend ändern möchten.
  
• Greenfield-Ansatz:
  Beim Greenfield-Ansatz wird ein komplett neues SAP S/4HANA System implementiert. Die Implementierung findet ohne Beeinträchtigung der aktuellen Geschäftsprozesse statt. Dies bedeutet, dass das bestehende SAP-System während des Projektes weiterbesteht. Der Greenfield-Ansatz bietet die Gelegenheit, aufzuräumen und gleichzeitig die Chance, entsprechend neue Geschäftsprozesse einzuführen.

IT-Infrastruktur und Betriebsmodell

Stabilität, Verfügbarkeit und Disaster-Recovery-Fähigkeiten sind eng mit einer erfolgreichen Inbetriebnahme von SAP S/4HANA verbunden. Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über die passende Infrastruktur und das ideale Betriebsmodell. Denken Sie dabei auch über Bereiche wie IT-Infrastruktur, Netzwerk, Security, Backup-Strategie und Monitoring nach.

Wenn Sie eine eigene Infrastruktur nutzen möchten, beachten Sie, dass SAP HANA eine In-Memory-Datenbank ist und nach einem zentralen System mit grossen Mengen an Hauptspeicher verlangt. Hier gilt es, die aktuelle Systemlandschaft mit den Erfordernissen des SAP HANA-Umfelds abzugleichen und damit sicherzustellen, dass die notwendigen Voraussetzungen für die neue Business Suite erfüllt sind.

Sollte Ihre bestehende Infrastruktur nicht für SAP S/4HANA tauglich sein, bieten sich Cloud Lösungen an. Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen entscheiden, ob sich eine Privat-, Public- oder Hybrid Cloud am besten eignet.