Frama AG: unterbruchsfreie Migration und Integration einer Backup-Lösung für die Office 365 Daten

Seit 1970 ist die Frama AG spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung von Postbearbeitungs- und Datenmanagementsystemen. Die Produkte und Lösungen sowie die meisten Teile und Werkzeuge werden im Hauptsitz in Lauperswil hergestellt. Mit Schweizer Qualität und einem Top 24-Service überzeugt die Frama AG unterschiedliche Unternehmen weltweit.
Die Frama AG betrieb ihren Exchange Server lokal bei einem anderen Anbieter. Ein Ziel war es, Exchange in die Microsoft Cloud Lösung zu migrieren. Zudem sollte das Kollaborationsbedürfnis, welches durch steigende Anforderungen an mobiles, schnelles und produktives Handeln verstärkt wurde, mit dem hohen Bedarf an Sicherheit und zentralem IT-Management vereinbart werden.

Aussensicht Frama

 

Herausforderung / Bedürfnis: unterbruchsfreie Migration und Integration einer Backup-Lösung für die Office 365 Daten
Der Weg vom lokal betriebenen Exchange Server zu Office 365 ist gross. Deshalb galt es, sich im Vorfeld wichtige Überlegungen zur Migration zu machen.

  • Die Wahl des passenden Office 365 Plans musste getroffen werden.
  • Sicherheitsanforderungen müssen berücksichtigt werden. Ziel war, die geschäftskritischen Daten des Unternehmens über den, von Exchange Online gewährten Schutz zu sichern.
  • Microsoft hat zwar verschiedene Compliance-Funktionen in Office 365 implementiert, doch stehen mehrere wichtige Funktionen, wie die garantierte Datenbeibehaltung in Office 365 nicht zur Verfügung. Dies gilt es zu ändern, um die vollständige Compliance zu gewährleisten.
  • Die Migration vom alten System zum neuen musste gut vorbereitet sein, damit die wichtigen Schnittstellen mit beispielsweise SAP und weiteren Branchensoftwares reibungslos weiter funktionieren.
  • Exchange-Fehlkonfigurationsprobleme mussten beseitigt werden.
  • Daten im Exchange Server, die nicht mehr benötigt werden, wurden noch vor der Migration aus Exchange archiviert.
  • Bei der effektiven Umstellung sollen die Benutzer auf ihren Clients nicht von Arbeitsunterbrechungen betroffen sein.

Die Lösung
Der Exchange-Server on premise sollte neu in der Microsoft Cloud-Umgebung betrieben und die Arbeitsplätze mit Office 365 mitsamt seinen modernen Collaboration Tools wie beispielsweise Teams und Yammer ausgerüstet werden. Als Schutz vor versehentlichem Löschen, vor Viren oder Malware, vor Hackern oder vor Ransomware-Angriffen sollten die geschäftskritischen Daten der Frama AG mit einer zusätzlichen Office 365 Backup Lösung gesichert werden. 

Bruno Stalder Zitat DE

Schritt 1: Ausgangslage analysieren
Ziel dieser Phase war es, sich einen ersten Überblick über das gesamte Potenzial zu verschaffen. Nur diejenigen Daten sollten migriert werden, die wirklich nützlich sind und nach wie vor aktiv genutzt werden. Dieser Schritt war enorm wichtig, weil dadurch Zeit und Geld für den Transfer nutzloser Inhalte gespart werden konnte. Die Analyse der Ausgangslage und des Potenzials bildeten die Grundlage für die Wahl des passenden Office 365 Plans..

Schritt 2: Strategische Planung
Als alle bestehenden Inhalte inventarisiert waren und klar wurde, was zu migrieren ist, stand die Projektplanung an. Während dieser Phase wurde basierend auf den in der Phase 1 gesammelten Informationen die Zukunft der Frama AG in der Cloud geplant.
Gleichzeitig wurde, unabhängig von der gewählten Option, ein internes Migrationsteam aufgestellt, das während des gesamten Projekts Unterstützung leistete.

Schritt 3: Pilotmigration
In dieser Phase des Projektes wurden zunächst alle Daten der vergangenen 30 Tage migriert. Nach Überprüfung der Resultate wurden basierend auf dem Output der Pilotmigration Anpassungen vorgenommen. Gleichzeitig testete das Migrationsteam in der Pilotphase Berechtigungen und Zugriffsmöglichkeiten. ITpoint setzte dafür den professionellen MigrationWiz von BitTitan ein.

Schritt 4: Office 365 Backup vorbereiten
Weil Microsoft die Daten ihrer Kunden lediglich 30 Tage lang sichert und nur in diesem Zeitraum Daten wiederhergestellt werden können, entschied sich die Frama AG für ein zusätzliches Backup ihrer Office 365 Daten und schützt sich damit gegen Verluste und Sicherheitsbedrohungen.

Schritt 5: Migration
Nach erfolgreicher Durchführung der Pilotphase fand die Migration des kompletten Exchange Server an einem Wochenende statt. Auch während der Migration konnten die Benutzer auf Wunsch noch immer mit dem alten Postfach auf on premise arbeiten, sodass keine Unterbrechungen notwendig waren.

o365 migration cloud de

Nachdem die Migrationsphase der Exchange Daten erfolgreich durchgeführt wurde, wurde der Microsoft Cloud Tenant der Frama AG ins «Veeam Backup für Microsoft Office 365» der ITpoint verbunden. Dieser Backup-Server (virtueller Windows 2016) steht in einem komplett separaten, extra dafür aufgebauten Umfeld. Als Datenablage der Backups, welches dem Frama Tenant zugewiesen wurde, ist eine NetApp LUN (Logical Unit Number) definiert.

Schritt 6: Office 365 Backup testen
Auch bei der Backup-Lösung war es Teil des Projektes, einen Test durchzuführen. Dafür wurde zunächst ein Folder aus einer bestimmten Mailbox komplett durch einen Mitarbeitenden der Frama AG gelöscht. Das Löschdatum wurde der ITpoint bekanntgegeben. Ziele des ersten Restore-Versuchs waren ein Restore am ursprünglichen Ort der Daten und ein Restore in einem neuen Ordner. Beide Restores konnten in kürzester Zeit zur vollen Zufriedenheit der Frama AG durchgeführt werden.

Vorteile Office 365 inkl. Backup-Lösung von ITpoint

Die Migration vom Exchange Server auf Office 365 und das Backup der Office 365 Daten brachte viele Vorteile für die Frama AG.

Entlastung von Betrieb und Wartung
Um den Betrieb und die Wartung des Exchange Servers kümmert sich Microsoft – eine Entlastung für die Frama AG.

Vereinfachte Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitenden
Dank modernen Collaboration-Tools ist die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden der Frama AG weltweit wesentlich einfacher geworden. Sie nutzen die Collaboration-Funktionen für Besprechungen und Videokonferenzen inkl. Screensharing, für Chats und häufig auch für Aufzeichnungen.

Anwendung immer auf dem neuesten Stand
Mit Office 365 bleiben die Office-Anwendungen immer auf dem neuesten Stand und die Kosten sind planbar. Moderne Collaboration Tools, wie Teams, sind in der gleichen Nutzungsgebühr inbegriffen, weshalb keine weiteren Lizenzkosten für Videokonferenz-, Screensharing- oder Chatsysteme anfallen.

Backup der Office 365 Daten
Mit der Backup-Lösung von ITpoint erfüllt die Frama AG gesetzliche Bestimmungen und hält ihre Aufbewahrungsrichtlinien ein. Die Daten liegen dabei in Schweizer Rechenzentren, die hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Die komplette Verwaltung der Backup-Lösung und die Durchführung aller Backups erfolgt auf Wunsch über eine anwenderfreundliche und moderne Benutzeroberfläche. Damit können Kosten jederzeit transparent eingesehen und geplant werden. Das ITpoint-Team überwacht proaktiv die Backup-Statuszustände und erreicht damit ein hohes Mass an Transparenz und Sicherheit für die Frama AG.

Vorteile der Migration auf Office 365

  • Entlastung von Betrieb und Wartung
  • Vereinfachte Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitenden
  • Anwendung immer auf dem neuesten Stand
  • Planbare monatliche Kosten 

Vorteile Backup Office 365

  • Schutz gegen Verluste und Sicherheitsbedrohungen
  • Schnelle Wiederherstellung
  • Compliance-konform
  • Schweizer Datenhaltung
  • Einfache Benutzeroberfläche
  • Georedundante Datenhaltung

Über die Frama AG
Die Aufgabe der Frama AG ist Integrierte Kommunikation. Die Lösung zeichnet sich aus durch komfortable, leicht zugängliche und prozessorientierte Brief- und Paketlösungen sowie Liefernachweis und Inhaltsprüfung von vertraulichen, wichtigen und sensitiven E-Mails. Das Ziel der Frama AG: Mehrwert und Kommunikationssicherheit, egal welcher Inhalt und welcher Kanal, wobei Integrität der Kommunikation das Angebot auszeichnet.

  • Gründung: 1970
  • Anzahl Mitarbeiter: 300
  • Präsenz: 10 Tochterfirmen und über 40 Business Partner weltweit
  • Kunden weltweit: 100‘000
  • Hauptsitz: Frama AG, 3438 Lauperswil
  • Angebot: Postbearbeitungssysteme, Abrechnungssysteme, Tax Meter, Tarifmanagement, Abrechnungen, Data Capturing und Verifizierungen, e-communications: RMail (Registered Email, OneClick Encryption, e-Sign Solutions)


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